انتقل إلى المحتوى

إدارة السجلات

يوفر أرشيف المدينة والمقاطعة خدمات إدارة السجلات إلى مجلس مدينة ومقاطعة واترفورد لإدارة سجلاته من أجل التأكد من أن عمل المجلس موثق ومتاح للموظفين والجمهور. يمكنك طلب الوصول إلى السجلات من خلال رابط حرية المعلومات حرية المعلومات – مجلس مدينة ومقاطعة واترفورد.

دورة الحياة


إدارة السجلات هي دورة حياة مكونة من ثلاث مراحل:

  • تيار: يتم تخزين السجلات داخل المكاتب وكثيرًا ما يطلبها الموظفون من أجل تنفيذ مهام القسم الخاص بهم.
  • غير الحالية: تصبح السجلات غير متداولة عندما تكون هناك حاجة إليها للرجوع إليها في بعض الأحيان فقط أو من أجل الوفاء بالالتزامات القانونية أو المالية. عندما تكون السجلات غير محدثة، يتم إخراجها من المكاتب وتخزينها في مركز السجلات.
  • الأرشفة/التخلص: يتم تدمير السجلات التي لم تعد مطلوبة من قبل السلطة المحلية أو نقلها إلى الأرشيف.

سياسة إدارة السجلات


يتبنى مجلس مدينة ومقاطعة واترفورد سياسة متسقة ومنظمة وشفافة تجاه السجلات التي ينشئها ويتلقاها. نحن نهدف إلى تحقيق مستويات أعلى من الكفاءة وأقصى مستوى من الوصول إلى المعلومات الكاملة والدقيقة عند الطلب من الجمهور.

نحن ملتزمون بضمان بقاء السجلات كدليل على تصرفات ومعاملات المجلس بتنسيق مقبول قانونًا على هذا النحو.

يعمل نظام إدارة السجلات في جميع أنحاء مجلس مقاطعة وترفورد لإدارة السجلات طوال دورة حياتها وفقًا لسياسة الاحتفاظ المتفق عليها؛ ال سياسة الاحتفاظ الوطنية بسجلات السلطة المحلية نشرت من قبل وكالة إدارة الحكومة المحلية.

سياسة إدارة السجلات وثيقة إجراءات مركز السجلات

سياسة الاستبقاء الوطنية


سياسة الاحتفاظ الوطنية بسجلات السلطة المحلية هي جدول السجلات الذي يستخدمه مجلس مدينة ومقاطعة واترفورد بالاشتراك مع السلطات المحلية الأخرى في أيرلندا.

إنه جدول السجلات، الذي يوضح المدة التي تستغرقها كل مرحلة من دورة الحياة ويوضح ما إذا كان سيتم إرسال السجلات إلى الأرشيف أو التخلص منها أم لا. تم إعداده من قبل مجموعة من مسؤولي حرية المعلومات وأمناء أرشيف السلطة المحلية بالتشاور مع الموظفين في السلطات المحلية ونشره مجلس خدمات إدارة الحكومة المحلية (الآن مجلس خدمات إدارة الحكومة المحلية). LGMA) في 2002.

سياسة الاحتفاظ الوطنية بسجلات السلطة المحلية

محميات


المحفوظات هي التراث الوثائقي لووترفورد وتقدم دليلاً على تاريخ وتطور المدينة والمقاطعة. يحمي أرشيف المدينة والمقاطعة مجموعات الأرشيف الموجودة تحت رعايته من خلال مراقبة مناطق التخزين الخاصة به لضمان الحفاظ على مستويات درجة الحرارة والرطوبة النسبية المناسبة، قدر الإمكان.

ومع ذلك، فإن الأرشيفات عبارة عن سجلات قديمة تم تخزينها في ظروف أقل من مثالية في الماضي وتعرضت للضرر نتيجة لسوء التخزين والتعامل معها.

لقد تعرضت الأرشيفات للتلف بسبب الماء والنار والرطوبة والأوساخ وتفشي الحشرات والعفن، وتتطلب معالجة وإصلاحًا للحفظ لضمان إمكانية وصول الأشخاص إليها دون مزيد من الضرر.