Městský a okresní archiv poskytuje služby správy záznamů radě města a hrabství Waterford za účelem správy jejích záznamů, aby bylo zajištěno, že práce rady je zdokumentovaná a dostupná zaměstnancům a veřejnosti. O přístup k záznamům můžete požádat prostřednictvím odkazu Svoboda informací Svoboda informací – Waterford City & County Council .
Správa záznamů
Životní cyklus
Správa záznamů je třífázový životní cyklus:
- Aktuální: záznamy jsou uloženy v kancelářích a jsou často vyžadovány zaměstnanci k plnění funkcí jejich oddělení.
- Neaktuální: záznamy se stanou neaktuálními, když jsou potřeba pouze pro příležitostné použití nebo pro splnění právních nebo finančních závazků. Když jsou záznamy neaktuální, jsou vyneseny z kanceláří a uloženy v záznamovém centru.
- Archivovat/zlikvidovat: záznamy, které již místní úřad nepotřebuje, jsou zničeny nebo převedeny do Archivu.
Zásady správy záznamů
Waterford City & County Council přijímá konzistentní, organizovanou a transparentní politiku vůči záznamům, které vytváří a přijímá. Naším cílem je dosáhnout vyšší úrovně efektivity a maximální úrovně přístupu k úplným a přesným informacím na vyžádání od veřejnosti.
Jsme odhodláni zajistit zachování záznamů jako důkazů o činnostech a transakcích Rady ve formátu, který je jako takový právně přijatelný.
Systém správy záznamů je v provozu v celé radě hrabství Waterford a spravuje záznamy po celou dobu jejich životního cyklu v souladu s dohodnutou politikou uchovávání; a Národní politika uchovávání záznamů místních úřadů publikoval Agentura pro řízení místní správy.
Zásady správy záznamů Dokument Postupy střediska záznamůNárodní retenční politika
Národní politika uchovávání záznamů místních úřadů je plán záznamů, který používá městská a krajská rada ve Waterfordu společně s dalšími místními úřady v Irsku.
Jedná se o Plán záznamů, který uvádí, jak dlouho každá fáze životního cyklu trvá, a uvádí, zda mají být záznamy odeslány do Archivu nebo zlikvidovány. Vypracovala ho skupina úředníků pro svobodu informací a archiváři místních úřadů po konzultaci se zaměstnanci místních úřadů a zveřejnila ho Rada pro správní služby místní samosprávy (nyní LGMA) v 2002.
Národní politika uchovávání záznamů místních úřadů
Zachování
Archivy jsou dokumentárním dědictvím Waterfordu a poskytují důkazy o historii a vývoji města a okresu. Městský a okresní archiv chrání archivní sbírky, které má ve své péči, tím, že monitoruje jejich skladovací prostory, aby v rámci možností zajistil udržení správné teploty a relativní vlhkosti.
Archivy jsou však starší záznamy, které byly v minulosti uloženy v ne zcela ideálních podmínkách a utrpěly poškození v důsledku špatného skladování a manipulace.
Archivy byly poškozeny vodou, ohněm, vlhkostí, špínou, napadením hmyzem a plísní a vyžadují konzervační ošetření a opravu, aby bylo zajištěno, že k nim budou mít lidé přístup bez dalšího poškození.
