Les archives de la ville et du comté fournissent des services de gestion des documents au conseil municipal et du comté de Waterford pour gérer leurs documents afin de garantir que le travail du conseil est bien documenté et accessible au personnel et au public. Vous pouvez demander l'accès aux dossiers via le lien d'accès à l'information. Liberté d'information – Conseil municipal et du comté de Waterford.
Gestion des Enregistrements
Cycle de la vie
La gestion des documents est un cycle de vie en trois étapes :
- Courant: Les dossiers sont conservés dans les bureaux et sont fréquemment requis par le personnel pour exercer les fonctions de sa section.
- Non courant : les documents deviennent périmés lorsqu'ils ne sont nécessaires qu'à titre de référence occasionnelle ou pour satisfaire à des obligations juridiques ou financières. Lorsque les dossiers ne sont plus à jour, ils sont retirés des bureaux et stockés dans un centre d'archivage.
- Archiver/Éliminer : Les documents qui ne sont plus requis par les autorités locales sont détruits ou transférés aux archives.
Politique de gestion des documents
Le conseil municipal et du comté de Waterford adopte une politique cohérente, organisée et transparente concernant les documents qu'il crée et reçoit. Nous visons à atteindre des niveaux d’efficacité plus élevés et un niveau maximal d’accès à des informations complètes et précises sur demande du public.
Nous nous engageons à assurer la survie des documents comme preuve des actions et des transactions du Conseil dans un format légalement acceptable en tant que tel.
Un système de gestion des dossiers est opérationnel dans l'ensemble du conseil du comté de Waterford, gérant les dossiers tout au long de leur cycle de vie conformément à une politique de conservation convenue ; le Politique nationale de conservation des archives des autorités locales publié par le Agence de gestion du gouvernement local.
Politique de gestion des documents Document sur les procédures du centre d'enregistrementPolitique nationale de rétention
La politique nationale de conservation des archives des autorités locales est le calendrier des archives utilisé par la ville et le conseil du comté de Waterford en commun avec d'autres autorités locales d'Irlande.
Il s'agit d'un calendrier des enregistrements, qui indique la durée de chaque étape du cycle de vie et indique si les enregistrements doivent ou non être envoyés aux archives ou éliminés. Il a été rédigé par un groupe de responsables de l'accès à l'information et d'archivistes des autorités locales en consultation avec le personnel des autorités locales et publié par le Conseil des services de gestion du gouvernement local (aujourd'hui le Conseil des services de gestion du gouvernement local). LGMA) Dans 2002.
Politique nationale de conservation des archives des autorités locales
Conservation
Les archives constituent le patrimoine documentaire de Waterford et témoignent de l'histoire et du développement de la ville et du comté. Les archives municipales et départementales protègent les collections d'archives dont elles ont la garde en surveillant leurs zones de stockage afin de garantir que les niveaux de température et d'humidité relative appropriés soient maintenus, dans la mesure du possible.
Cependant, les archives sont des documents plus anciens qui ont été stockés dans des conditions loin d'être idéales dans le passé et qui ont subi des dommages en raison d'un mauvais stockage et d'une mauvaise manipulation.
Les archives ont été endommagées par l'eau, le feu, l'humidité, la saleté, les infestations d'insectes et la moisissure et nécessitent un traitement de conservation et des réparations pour garantir qu'elles soient accessibles aux personnes sans autres dommages.
