Miesto ir apygardos archyvas teikia Įrašų tvarkymo paslaugas Voterfordo miesto ir apygardos tarybai, kad ji tvarkytų savo įrašus, siekdama užtikrinti, kad Tarybos darbas būtų dokumentuotas ir prieinamas darbuotojams bei visuomenei. Galite prašyti prieigos prie įrašų per Informacijos laisvės nuorodą Informacijos laisvė – Voterfordo miesto ir apygardos taryba.
Įrašų valdymas
Gyvenimo ciklas
Įrašų valdymas yra trijų etapų gyvavimo ciklas:
- Dabartinis: įrašai saugomi biuruose ir dažnai reikalingi darbuotojams, kad galėtų atlikti savo skyriaus funkcijas.
- Neaktualus: įrašai tampa ilgalaikiai, kai jie reikalingi tik retkarčiais arba teisiniams ar finansiniams įsipareigojimams įvykdyti. Kai įrašai yra ilgalaikiai, jie išnešami iš biurų ir saugomi įrašų centre.
- Archyvuoti / išmesti: vietos valdžiai nebereikalingi įrašai sunaikinami arba perduodami archyvui.
Įrašų valdymo politika
Voterfordo miesto ir apygardos taryba taiko nuoseklią, organizuotą ir skaidrią savo kuriamų ir gaunamų įrašų politiką. Siekiame didesnio efektyvumo lygio ir maksimalaus prieigos prie išsamios ir tikslios informacijos visuomenės prašymu.
Esame įsipareigoję užtikrinti, kad įrašai, kaip Tarybos veiksmų ir sandorių įrodymas, išliktų teisiškai priimtinu formatu.
Visoje Voterfordo apygardos taryboje veikia įrašų valdymo sistema, tvarkanti įrašus per visą jų gyvavimo ciklą pagal sutartą saugojimo politiką; į Nacionalinė vietos valdžios įrašų saugojimo politika paskelbė Savivaldybės valdymo agentūra.
Įrašų valdymo politika Įrašų centro procedūrų dokumentasNacionalinė išlaikymo politika
Nacionalinė vietos valdžios įrašų saugojimo politika yra įrašų tvarkaraštis, kurį naudoja Voterfordo miesto ir apygardos taryba kartu su kitomis Airijos vietos valdžios institucijomis.
Tai yra įrašų tvarkaraštis, kuriame nurodoma, kiek trunka kiekvienas gyvavimo ciklo etapas, ir nurodoma, ar įrašai turi būti siunčiami į archyvą ar sunaikinti. Ją parengė Laisvės informacijos pareigūnų ir vietos valdžios archyvarų grupė, konsultuodamasi su vietos valdžios darbuotojais, ir paskelbė Vietos valdžios valdymo paslaugų valdyba (dabar LGMA) 2002 m.
Nacionalinė vietos valdžios įrašų saugojimo politika
Išsaugojimas
Archyvai yra dokumentinis Waterfordo paveldas ir pateikia miesto bei apygardos istorijos ir raidos įrodymus. Miesto ir apskrities archyvas saugo savo globojamas archyvų kolekcijas, stebėdamas jų saugojimo vietas, kad būtų užtikrinta, kiek įmanoma, tinkama temperatūra ir santykinis oro drėgnumas.
Tačiau archyvai yra senesni įrašai, kurie praeityje buvo saugomi prastesnėmis nei idealiomis sąlygomis ir buvo sugadinti dėl netinkamo saugojimo ir tvarkymo.
Archyvai buvo pažeisti vandens, ugnies, drėgmės, nešvarumų, vabzdžių užkrėtimo ir pelėsio, todėl juos reikia konservuoti ir taisyti, kad žmonės galėtų juos pasiekti be papildomos žalos.
