Archiwum Miejskie i Hrabskie świadczy usługi zarządzania dokumentacją Radzie Miasta i Hrabstwa Waterford w celu zarządzania dokumentacją w celu zapewnienia, że prace Rady są udokumentowane i dostępne dla personelu i społeczeństwa. Możesz poprosić o dostęp do akt za pośrednictwem łącza Wolność informacji Wolność informacji – Rada Miasta i Hrabstwa Waterford .
Zarządzanie rekordami
Koło życia
Zarządzanie dokumentacją to trzyetapowy cykl życia:
- Prąd: akta przechowywane są w biurach i często są potrzebne pracownikom w celu wykonywania funkcji swojego działu.
- Nieprądowe: zapisy stają się nieaktualne, gdy są potrzebne jedynie do sporadycznego wglądu lub w celu wywiązania się z zobowiązań prawnych lub finansowych. Jeżeli akta są nieaktualne, są one wyjmowane z biur i przechowywane w Centrum Ewidencji.
- Archiwizuj/usuwaj: akta, które nie są już potrzebne samorządowi, są niszczone lub przekazywane do Archiwum.
Zasady zarządzania dokumentacją
Rada Miasta i Hrabstwa Waterford przyjmuje spójną, zorganizowaną i przejrzystą politykę dotyczącą dokumentacji, którą tworzy i otrzymuje. Naszym celem jest osiągnięcie wyższego poziomu efektywności oraz maksymalnego poziomu dostępu do pełnych i dokładnych informacji na żądanie społeczeństwa.
Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić przetrwanie zapisów stanowiących dowód działań i transakcji Rady w formacie, który jest prawnie akceptowalny jako taki.
W całej Radzie Hrabstwa Waterford działa system zarządzania dokumentacją, który zarządza dokumentacją przez cały cykl jej życia zgodnie z ustaloną polityką przechowywania; the Krajowa polityka przechowywania dokumentacji władz lokalnych Opublikowane przez Agencja Zarządzania Samorządem Terytorialnym.
Zasady zarządzania dokumentacją Dokument dotyczący procedur centrum aktKrajowa Polityka Retencyjna
Krajowa polityka przechowywania dokumentacji władz lokalnych to harmonogram dokumentacji stosowany przez Radę Miasta i Hrabstwa Waterford wspólnie z innymi władzami lokalnymi w Irlandii.
Jest to Harmonogram Dokumentacji, który określa, jak długo trwa każdy etap cyklu życia i określa, czy akta mają zostać przesłane do Archiwum, czy też usunięte. Został on opracowany przez grupę urzędników ds. wolności informacji i archiwistów władz lokalnych w porozumieniu z pracownikami władz lokalnych i opublikowany przez Radę ds. Usług Zarządzania Samorządem Lokalnym (obecnie LGMA) W 2002.
Krajowa polityka przechowywania dokumentacji władz lokalnych
Ochrona
Archiwa stanowią dokumentalne dziedzictwo Waterford i dostarczają dowodów na historię i rozwój miasta i hrabstwa. Archiwum Miejskie i Powiatowe chroni powierzone mu zbiory archiwalne, monitorując pomieszczenia magazynowe, aby w miarę możliwości zachować odpowiednią temperaturę i wilgotność względną powietrza.
Archiwa to jednak starsze dokumenty, które w przeszłości były przechowywane w warunkach odbiegających od idealnych i uległy uszkodzeniu w wyniku nieprawidłowego przechowywania i obchodzenia się z nimi.
Archiwa zostały zniszczone przez wodę, ogień, wilgoć, brud, insekty i pleśń i wymagają konserwacji i naprawy, aby zapewnić ludziom dostęp do nich bez dalszych uszkodzeń.
