O Arquivo da Cidade e do Condado fornece serviços de gerenciamento de registros à Câmara Municipal e ao Conselho do Condado de Waterford para gerenciar seus registros, a fim de garantir que o trabalho do Conselho seja documentado como propriedade e esteja disponível para os funcionários e o público. Você pode solicitar acesso aos registros através do link Liberdade de Informação Liberdade de Informação - Waterford City & County Council.
Gestão de Registos
Ciclo da vida
O gerenciamento de registros é um ciclo de vida de três estágios:
- Atual: os registros são armazenados nos escritórios e são frequentemente solicitados pelos funcionários para o desempenho das funções de sua seção.
- Não circulante: os registros tornam-se desatualizados quando são necessários apenas para referência ocasional ou para cumprir obrigações legais ou financeiras. Quando os registros não estão atualizados, eles são retirados dos escritórios e armazenados em uma Central de Registros.
- Arquivar/Descartar: os registros que não são mais exigidos pela autoridade local são destruídos ou transferidos para o Arquivo.
Política de gerenciamento de registros
A Câmara Municipal e do Condado de Waterford adota uma política consistente, organizada e transparente em relação aos registos que cria e recebe. Nosso objetivo é alcançar níveis mais elevados de eficiência e o nível máximo de acesso a informações completas e precisas mediante solicitação do público.
Estamos empenhados em garantir a sobrevivência dos registos como prova das ações e transações do Conselho num formato que seja legalmente aceitável como tal.
Um sistema de gestão de registos está em funcionamento em todo o Conselho do Condado de Waterford, gerindo registos ao longo do seu ciclo de vida, de acordo com uma política de retenção acordada; o Política Nacional de Retenção de Registros de Autoridades Locais publicada pela Agência de gestão do governo local.
Política de gerenciamento de registros Documento de procedimentos do centro de registrosPolítica Nacional de Retenção
A Política Nacional de Retenção de Registros de Autoridades Locais é o Cronograma de Registros usado pela Cidade de Waterford e pelo Conselho do Condado em comum com outras autoridades locais na Irlanda.
É um Cronograma de Registros, que indica quanto tempo dura cada etapa do ciclo de vida e indica se os registros devem ou não ser enviados ao Arquivo ou descartados. Foi elaborado por um grupo de Oficiais de Liberdade de Informação e Arquivistas das Autoridades Locais em consulta com o pessoal das autoridades locais e publicado pelo Conselho de Serviços de Gestão do Governo Local (agora o LGMA) Em 2002.
Política Nacional de Retenção de Registros de Autoridades Locais
Conservação
Os arquivos são o patrimônio documental de Waterford e fornecem evidências da história e do desenvolvimento da cidade e do condado. O Arquivo Municipal e do Condado protege as coleções de arquivo sob seu cuidado, monitorando suas áreas de armazenamento para garantir que os níveis adequados de temperatura e umidade relativa sejam mantidos, na medida do possível.
Contudo, os arquivos são registos mais antigos que foram armazenados em condições menos ideais no passado e sofreram danos como resultado de armazenamento e manuseamento inadequados.
Os arquivos foram danificados por água, fogo, humidade, sujidade, infestação de insectos e bolor e necessitam de tratamento de conservação e reparação para garantir que possam ser acedidos por pessoas sem maiores danos.
