Градски и окружни архив пружа услуге управљања документима Градском и окружном вијећу Вотерфорда како би управљали својим записима како би се осигурало да је рад Вијећа документиран и доступан особљу и јавности. Можете затражити приступ евиденцији путем линка Слобода информација Слобода информација – Градско и окружно веће Вотерфорда.
Управљање записима
Животни циклус
Управљање документима је животни циклус који се састоји од три фазе:
- Струја: евиденција се чува у канцеларијама и често је потребна особљу да би обављала функције свог одељења.
- Није тренутно: евиденција постаје неажурна када је потребна само за повремене референце или ради испуњавања законских или финансијских обавеза. Када евиденција није актуелна, она се износи из канцеларија и чува у Центру за евиденцију.
- Архивирај/одложи: евиденција која више није потребна локалној власти се уништава или преноси у Архив.
Политика управљања документима
Градско и окружно веће Вотерфорда усваја доследну, организовану и транспарентну политику према евиденцији коју ствара и прима. Циљ нам је да постигнемо већи ниво ефикасности и максималан ниво приступа потпуним и тачним информацијама на захтев јавности.
Посвећени смо обезбеђивању опстанка записа као доказа о акцијама и трансакцијама Савета у формату који је као такав правно прихватљив.
Систем за управљање документима је у функцији у целом Већу округа Вотерфорд и управља документима током њиховог животног циклуса у складу са договореном политиком чувања; тхе Национална политика чувања за евиденцију локалних власти објавио је Агенција за управљање локалном самоуправом.
Политика управљања документима Документ Процедуре Центра за евиденцијуНационална политика задржавања
Национална политика чувања за евиденцију локалних власти је Распоред евиденције који користе Град Вотерфорд и Окружно веће заједно са другим локалним властима у Ирској.
То је Распоред записа, који наводи колико дуго траје свака фаза животног циклуса и наводи да ли се документи шаљу у Архив или одлажу. Сачинила га је група службеника за слободу информисања и архивиста локалне самоуправе у консултацији са особљем у локалним властима, а објавио га је Одбор за управљање локалним самоуправама (сада ЛГМА) у КСНУМКС.
Национална политика чувања за евиденцију локалних власти
Конзервација
Архиви су документарна баштина Вотерфорда и пружају доказе о историји и развоју града и округа. Градски и окружни архив штити архивске збирке о којима брине тако што надгледа своје складишне просторе како би се у највећој могућој мери одржавала одговарајућа температура и релативна влажност ваздуха.
Међутим, архиви су старији записи који су у прошлости били похрањени у не идеалним условима и претрпјели су оштећења као резултат лошег складиштења и руковања.
Архиве су оштећене водом, ватром, влагом, прљавштином, инсеката и буђи и захтевају конзерваторски третман и поправку како би људи могли да им приступе без даљег оштећења.
