Голови SPC обираються пленарної ради на загальних зборах. SPCs є підкомітетами Вотерфордського міста та Ради, і вони повинні дотримуватися Положення та правил процедури Ради.
Кворум для зборів становить одну четверту від загальної кількості членів SPC плюс один, або, якщо одна четверта такої загальної кількості не є цілим числом; кворум — це наступне за величиною ціле число плюс один. З цієї кількості мають бути присутні 3 виборні члени. Якщо Голова не може бути присутнім, його/її місце займає інший обраний член SPC.
Після консультацій з Мережею участі громадськості (PPN) і Національними стовпами та враховуючи заявлені переваги обраних членів (наскільки це можливо), члени міста Вотерфорд та округу схвалили наступний формат для SPC. Рада на засіданні у вересні 2019 р.
- Кожен комітет зі стратегічної політики збирається так часто, як це необхідно, і принаймні чотири рази на рік, щоб мати справу з дорученою йому справою. Про проведення засідань SPC буде надано чітке повідомлення за п’ять днів і, де це можливо, буде узгоджений графік засідань.
- Представники громадськості та волонтерів, соціальної інтеграції та охорони довкілля будуть призначені Мережа громадської участі Вотерфорда.
- Якщо член SPC пропускає 3 зустрічі поспіль, органу, що призначає, буде запропоновано призначити заміну.
- Дати, час і місце проведення засідань SPC є питаннями, які визначає кожен окремий SPC. Пленарний мер є членом за посадою кожного з SPC і може бути присутнім на будь-якому такому засіданні на свій/її розсуд.
- Для членів SPC буде проведено навчання. Функціонування всіх SPC здійснюватиметься, як зазначено в Циркулярі LG 07/2014 щодо «Створення нових комітетів стратегічної політики (SPC)».
