SPCs کے چیئرز کا انتخاب بذریعہ ہوتا ہے۔ مکمل کونسل AGM میں SPCs واٹرفورڈ سٹی اور کونسل کی ذیلی کمیٹیاں ہیں اور انہیں کونسل کے اسٹینڈنگ آرڈرز اور قواعد و ضوابط کی پابندی کرنی چاہیے۔
میٹنگ کا کورم SPC جمع ایک کے اراکین کی کل تعداد کا ایک چوتھائی ہے، یا، جہاں اس طرح کی کل تعداد کا ایک چوتھائی مکمل نمبر نہیں ہے؛ کورم اگلی سب سے زیادہ پوری تعداد ہے، جمع ایک۔ اس تعداد میں سے 3 منتخب اراکین موجود ہونے چاہئیں۔ اگر چیئر شرکت کرنے سے قاصر ہے، تو اس کی جگہ ایس پی سی کا کوئی اور منتخب رکن لے گا۔
عوامی شراکت داری نیٹ ورک (PPN) اور قومی ستونوں کے ساتھ مشاورت کے بعد، اور منتخب اراکین کی بیان کردہ ترجیحات کو لے کر (جہاں تک ممکن ہو)، SPCs کے لیے درج ذیل فارمیٹ کو واٹر فورڈ سٹی اور کاؤنٹی کے اراکین نے منظور کیا تھا۔ ستمبر 2019 کے اجلاس میں کونسل۔
- ہر اسٹریٹجک پالیسی کمیٹی جتنی بار ضرورت ہو، اور سال میں کم از کم چار بار، اس کو تفویض کردہ کاروبار سے نمٹنے کے لیے ملاقات کرے گی۔ ایس پی سی کی میٹنگوں کے لیے پانچ دن کا واضح نوٹس دیا جائے گا اور جہاں ممکن ہو وہاں ملاقاتوں کے لیے ایک متفقہ شیڈول ہوگا۔
- کمیونٹی اور رضاکارانہ، سماجی شمولیت اور ماحولیاتی نمائندے نامزد کیے جائیں گے واٹر فورڈ عوامی شرکت کا نیٹ ورک.
- جہاں ایک SPC ممبر لگاتار 3 میٹنگز سے محروم رہتا ہے، نامزد کرنے والی باڈی سے درخواست کی جائے گی کہ وہ ایک متبادل نامزد کرے۔
- SPC میٹنگوں کی تاریخیں، اوقات اور مقامات کا تعین ہر فرد SPC کے لیے ضروری ہے۔ پلینری میئر SPCs میں سے ہر ایک کا سابقہ رکن ہوتا ہے اور اپنی صوابدید پر ایسی کسی میٹنگ میں شرکت کر سکتا ہے۔
- ایس پی سی ممبران کو ٹریننگ فراہم کی جائے گی۔ تمام SPCs کا آپریشن سرکلر LG 07/2014 میں 'نئی سٹریٹجک پالیسی کمیٹیوں (SPCs) کے قیام' کے حوالے سے کیا گیا ہے۔
