مواد پر جائیں

ریکارڈز مینجمنٹ

سٹی اینڈ کاؤنٹی آرکائیو واٹرفورڈ سٹی اور کاؤنٹی کونسل کو ریکارڈز کے انتظام کی خدمات فراہم کرتا ہے تاکہ اس کے ریکارڈ کا نظم کیا جا سکے تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ کونسل کا کام جائیداد کے دستاویزی اور عملے اور عوام کے لیے دستیاب ہے۔ آپ فریڈم آف انفارمیشن لنک کے ذریعے ریکارڈ تک رسائی کی درخواست کر سکتے ہیں۔ معلومات کی آزادی - واٹرفورڈ سٹی اور کاؤنٹی کونسل۔

دورانیہ حیات


ریکارڈز مینجمنٹ تین مراحل پر مشتمل لائف سائیکل ہے:

  • موجودہ: ریکارڈ دفاتر کے اندر محفوظ کیا جاتا ہے اور عملے کو اپنے سیکشن کے کاموں کو انجام دینے کے لیے اکثر اس کی ضرورت ہوتی ہے۔
  • غیر موجودہ: ریکارڈ غیر موجودہ ہو جاتے ہیں جب انہیں صرف کبھی کبھار حوالہ کے لیے یا قانونی یا مالی ذمہ داریوں کو پورا کرنے کے لیے درکار ہوتا ہے۔ جب ریکارڈ نان کرنٹ ہوتے ہیں تو انہیں دفاتر سے باہر لے جایا جاتا ہے اور ریکارڈ سنٹر میں محفوظ کیا جاتا ہے۔
  • محفوظ شدہ دستاویزات / تصرف: ایسے ریکارڈز جن کی مقامی اتھارٹی کو مزید ضرورت نہیں ہے انہیں تباہ یا آرکائیو میں منتقل کر دیا جاتا ہے۔

ریکارڈ مینجمنٹ کی پالیسی


واٹرفورڈ سٹی اینڈ کاؤنٹی کونسل اپنے بنائے ہوئے اور موصول ہونے والے ریکارڈز کے لیے ایک مستقل، منظم اور شفاف پالیسی اپناتی ہے۔ ہمارا مقصد عوام کی درخواست پر کارکردگی کی اعلیٰ سطح اور مکمل اور درست معلومات تک رسائی کی زیادہ سے زیادہ سطح حاصل کرنا ہے۔

ہم کونسل کے اعمال اور لین دین کے ثبوت کے طور پر ریکارڈ کی بقا کو یقینی بنانے کے لیے پرعزم ہیں جو قانونی طور پر قابل قبول ہو۔

ایک ریکارڈ مینجمنٹ سسٹم پورے واٹرفورڈ کاؤنٹی کونسل میں کام کر رہا ہے جو ایک متفقہ برقرار رکھنے کی پالیسی کے مطابق ان کی زندگی کے دوران ریکارڈ کا انتظام کرتا ہے۔ دی لوکل اتھارٹی ریکارڈز کے لیے قومی برقراری کی پالیسی کی طرف سے شائع لوکل گورنمنٹ مینجمنٹ ایجنسی.

ریکارڈ مینجمنٹ کی پالیسی ریکارڈ سینٹر کے طریقہ کار کی دستاویز

قومی برقرار رکھنے کی پالیسی


لوکل اتھارٹی ریکارڈز کے لیے قومی برقراری پالیسی ایک ریکارڈ کا شیڈول ہے جسے واٹرفورڈ سٹی اور کاؤنٹی کونسل آئرلینڈ کے دیگر مقامی حکام کے ساتھ مشترکہ طور پر استعمال کرتی ہے۔

یہ ریکارڈز کا شیڈول ہے، جس میں بتایا گیا ہے کہ زندگی کے چکر کا ہر مرحلہ کب تک چلتا ہے اور یہ بتاتا ہے کہ آیا ریکارڈز کو آرکائیو میں بھیجا جانا ہے یا ضائع کرنا ہے۔ اسے فریڈم آف انفارمیشن آفیسرز اور لوکل اتھارٹی آرکائیوسٹ کے ایک گروپ نے مقامی حکام کے عملے کی مشاورت سے تیار کیا تھا اور اسے لوکل گورنمنٹ مینجمنٹ سروسز بورڈ (اب LGMA) 2002 میں.

لوکل اتھارٹی ریکارڈز کے لیے قومی برقراری کی پالیسی

تحفظ


آرکائیوز واٹر فورڈ کا دستاویزی ورثہ ہیں اور شہر اور کاؤنٹی کی تاریخ اور ترقی کا ثبوت فراہم کرتے ہیں۔ سٹی اور کاؤنٹی آرکائیو اپنی نگہداشت میں محفوظ شدہ ذخیرہ کے ذخیرے کی حفاظت کرتا ہے تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ مناسب درجہ حرارت اور نمی کی سطح کو جہاں تک ممکن ہو برقرار رکھا جائے۔

تاہم، آرکائیوز پرانے ریکارڈز ہیں جو ماضی میں مثالی حالات سے کم میں محفوظ کیے گئے ہیں اور ناقص اسٹوریج اور ہینڈلنگ کے نتیجے میں نقصان پہنچا ہے۔

آرکائیوز کو پانی، آگ، نم، گندگی، کیڑوں کے انفیکشن اور سانچوں سے نقصان پہنچا ہے اور اسے تحفظ کے علاج اور مرمت کی ضرورت ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ لوگ بغیر کسی نقصان کے ان تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔