Die Vorsitzenden der SPCs werden von ausgewählt der Plenarrat auf der Hauptversammlung. Die SPCs sind Unterausschüsse der Stadt und des Rates von Waterford und müssen sich an die Geschäftsordnung und Geschäftsordnung des Rates halten.
Das Quorum für eine Sitzung beträgt ein Viertel der Gesamtzahl der SPC-Mitglieder plus eins oder, wenn ein Viertel dieser Gesamtzahl keine ganze Zahl ist; Das Quorum ist die nächsthöhere ganze Zahl plus eins. Davon sollten 3 gewählte Mitglieder anwesend sein. Ist der/die Vorsitzende verhindert, wird sein/ihr Platz durch ein anderes gewähltes Mitglied des SPC eingenommen.
Nach Rücksprache mit dem Public Participation Network (PPN) und National Pillars und unter Berücksichtigung der erklärten Präferenzen der gewählten Mitglieder (soweit möglich) wurde das folgende Format für die SPCs von den Mitgliedern der Stadt und des Landkreises Waterford genehmigt Rat auf der Septembersitzung 2019.
- Jeder Ausschuss für strategische Politik trifft sich so oft wie nötig, mindestens jedoch viermal im Jahr, um die ihm übertragenen Geschäfte zu behandeln. Sitzungen des SPC werden mit einer Frist von fünf Tagen im Voraus angekündigt und nach Möglichkeit wird ein vereinbarter Zeitplan für die Sitzungen vereinbart.
- Die Vertreter der Gemeinschaft und der Freiwilligen, der sozialen Eingliederung und der Umwelt werden von der nominiert Waterford Public Participation Network.
- Versäumt ein SPC-Mitglied drei aufeinanderfolgende Sitzungen, wird das nominierende Gremium aufgefordert, einen Ersatz zu benennen.
- Die Termine, Uhrzeiten und Orte der SPC-Sitzungen müssen von jedem einzelnen SPC festgelegt werden. Der Plenarbürgermeister ist von Amts wegen Mitglied jedes SPCs und kann nach eigenem Ermessen an solchen Sitzungen teilnehmen.
- Für SPC-Mitglieder werden Schulungen angeboten. Der Betrieb aller SPCs wird wie im Rundschreiben LG 07/2014 über die „Einrichtung neuer strategischer politischer Ausschüsse (SPCs)“ beschrieben durchgeführt.
