Das Stadt- und Kreisarchiv stellt dem Stadt- und Kreisrat von Waterford Aufzeichnungsverwaltungsdienste zur Verfügung, um seine Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass die Arbeit des Stadtrats dokumentiert und den Mitarbeitern und der Öffentlichkeit zugänglich ist. Sie können über den Link „Freedom of Information“ Zugang zu den Aufzeichnungen anfordern Informationsfreiheit – Stadt- und Kreisrat von Waterford.
Records Management
Lebenszyklus
Records Management ist ein dreistufiger Lebenszyklus:
- Aktuelle Version: Die Aufzeichnungen werden in den Büros aufbewahrt und von den Mitarbeitern häufig benötigt, um die Aufgaben ihrer Abteilung wahrzunehmen.
- Langfristig: Aufzeichnungen werden nicht mehr aktuell, wenn sie nur für gelegentliche Referenzzwecke oder zur Erfüllung rechtlicher oder finanzieller Verpflichtungen benötigt werden. Wenn die Aufzeichnungen nicht mehr aktuell sind, werden sie aus den Büros geholt und in einem Archivierungszentrum aufbewahrt.
- Archivieren/Entsorgen: Unterlagen, die von der Gemeinde nicht mehr benötigt werden, werden vernichtet oder dem Archiv übergeben.
Richtlinie zur Datensatzverwaltung
Der Waterford City & County Council verfolgt eine konsistente, organisierte und transparente Richtlinie für die von ihm erstellten und empfangenen Aufzeichnungen. Unser Ziel ist es, auf Anfrage der Öffentlichkeit ein höheres Maß an Effizienz und den größtmöglichen Zugang zu vollständigen und genauen Informationen zu erreichen.
Wir setzen uns dafür ein, dass die Aufzeichnungen als Beweismittel für die Handlungen und Transaktionen des Rates in einem Format erhalten bleiben, das als solches rechtlich akzeptabel ist.
Im gesamten Waterford County Council ist ein Aufzeichnungsverwaltungssystem in Betrieb, das Aufzeichnungen während ihres gesamten Lebenszyklus gemäß einer vereinbarten Aufbewahrungsrichtlinie verwaltet. Die Nationale Aufbewahrungsrichtlinie für Aufzeichnungen örtlicher Behörden Herausgegeben von der Verwaltungsbehörde der Kommunalverwaltung.
Richtlinie zur Datensatzverwaltung Dokument zum Verfahren des DatenarchivsNationale Aufbewahrungsrichtlinie
Die National Retention Policy for Local Authority Records ist der Verzeichnisplan, den der Waterford City and County Council gemeinsam mit anderen lokalen Behörden in Irland verwendet.
Es handelt sich um einen Aufzeichnungsplan, der angibt, wie lange jede Phase des Lebenszyklus dauert und angibt, ob die Aufzeichnungen an das Archiv gesendet oder entsorgt werden sollen. Es wurde von einer Gruppe von Informationsfreiheitsbeauftragten und Archivaren lokaler Behörden in Absprache mit Mitarbeitern der lokalen Behörden erstellt und vom Local Government Management Services Board (heute: Local Government Management Services Board) veröffentlicht LGMA) In 2002.
Nationale Aufbewahrungsrichtlinie für Aufzeichnungen örtlicher Behörden
Tierschutz
Archive sind das dokumentarische Erbe von Waterford und liefern Zeugnisse der Geschichte und Entwicklung der Stadt und des Landkreises. Das Stadt- und Kreisarchiv schützt die in seiner Obhut befindlichen Archivbestände, indem es seine Lagerbereiche überwacht, um so weit wie möglich sicherzustellen, dass die richtige Temperatur und relative Luftfeuchtigkeit eingehalten werden.
Allerdings handelt es sich bei Archiven um ältere Aufzeichnungen, die in der Vergangenheit unter nicht idealen Bedingungen gelagert wurden und durch unsachgemäße Lagerung und Handhabung beschädigt wurden.
Archive wurden durch Wasser, Feuer, Feuchtigkeit, Schmutz, Insektenbefall und Schimmel beschädigt und müssen konservativ behandelt und repariert werden, um sicherzustellen, dass sie für Menschen ohne weiteren Schaden zugänglich sind.
