L'Archivio della città e della contea fornisce servizi di gestione dei documenti al Consiglio comunale e della contea di Waterford per gestire i propri documenti al fine di garantire che il lavoro del Consiglio sia documentato e disponibile al personale e al pubblico. È possibile richiedere l'accesso ai documenti tramite il collegamento Libertà di informazione Libertà di informazione – Consiglio comunale e di contea di Waterford .
Records Management
Ciclo vitale
La gestione dei record è un ciclo di vita in tre fasi:
- Corrente: la documentazione è conservata all'interno degli uffici e viene frequentemente richiesta dal personale per lo svolgimento delle funzioni della propria sezione.
- Non corrente: i documenti diventano non correnti quando sono necessari solo per riferimento occasionale o per soddisfare obblighi legali o finanziari. Quando i documenti non sono aggiornati, vengono portati fuori dagli uffici e archiviati in un Centro documenti.
- Archivia/Elimina: i documenti non più necessari all'autorità locale vengono distrutti o trasferiti all'Archivio.
Politica di gestione dei documenti
Il Waterford City & County Council adotta una politica coerente, organizzata e trasparente nei confronti dei documenti che crea e riceve. Puntiamo a raggiungere livelli più elevati di efficienza e il massimo livello di accesso a informazioni complete e accurate su richiesta del pubblico.
Ci impegniamo a garantire la sopravvivenza dei documenti come prova delle azioni e delle transazioni del Consiglio in un formato che sia legalmente accettabile come tale.
In tutto il Consiglio della contea di Waterford è in funzione un sistema di gestione dei documenti che gestisce i documenti durante tutto il loro ciclo di vita in conformità con una politica di conservazione concordata; IL Politica nazionale di conservazione dei documenti degli enti locali pubblicato dalla Agenzia di gestione del governo locale.
Politica di gestione dei documenti Documento Procedure del Centro recordPolitica nazionale di conservazione
La politica nazionale di conservazione dei documenti delle autorità locali è il programma dei documenti utilizzato dal consiglio comunale e di contea di Waterford insieme ad altre autorità locali in Irlanda.
Si tratta di una Scheda dei Documenti, che stabilisce quanto dura ciascuna fase del ciclo di vita e stabilisce se i documenti devono essere inviati o meno all'Archivio o smaltiti. È stato redatto da un gruppo di funzionari della libertà di informazione e archivisti delle autorità locali in consultazione con il personale delle autorità locali e pubblicato dal Consiglio dei servizi di gestione del governo locale (ora LGMA) In 2002.
Politica nazionale di conservazione dei documenti degli enti locali
Conservazione
Gli archivi costituiscono il patrimonio documentario di Waterford e forniscono prove della storia e dello sviluppo della città e della contea. L'Archivio Comunale e Provinciale protegge i fondi archivistici affidati alla sua custodia monitorando le proprie aree di stoccaggio per garantire, per quanto possibile, il mantenimento dei livelli adeguati di temperatura e umidità relativa.
Tuttavia, gli archivi sono documenti più vecchi che in passato sono stati conservati in condizioni non ideali e hanno subito danni a causa di una conservazione e una gestione inadeguate.
Gli archivi sono stati danneggiati da acqua, fuoco, umidità, sporco, infestazioni di insetti e muffe e necessitano di trattamenti conservativi e di riparazione per garantire l'accessibilità alle persone senza ulteriori danni.
