Міський і окружний архів надає послуги з управління документами міській раді Вотерфорд і окружній раді для управління своїми записами, щоб гарантувати, що робота ради є власністю задокументованою та доступною для персоналу та громадськості. Ви можете запитати доступ до записів за посиланням «Свобода інформації». Свобода інформації – Рада міста та округу Вотерфорд.
Управління записами
Життєвий цикл
Управління записами складається з трьох етапів життєвого циклу:
- Поточний: записи зберігаються в офісах і часто потрібні персоналу для виконання функцій їх відділу.
- Непоточні: записи стають непоточними, коли вони потрібні лише для випадкових довідок або для виконання юридичних чи фінансових зобов’язань. Якщо записи є непоточними, їх виносять з офісів і зберігають у Центрі записів.
- Архівувати/утилізувати: документи, які більше не потрібні місцевій владі, знищуються або передаються до архіву.
Політика ведення записів
Рада міста та округу Вотерфорд дотримується послідовної, організованої та прозорої політики щодо записів, які вона створює та отримує. Ми прагнемо досягти більш високого рівня ефективності та максимального рівня доступу до повної та точної інформації за запитом громадськості.
Ми прагнемо забезпечити збереження записів як доказів дій і операцій Ради у форматі, який є юридично прийнятним як такий.
Система управління документами працює в Раді округу Вотерфорд, керуючи записами протягом усього їх життєвого циклу відповідно до узгодженої політики зберігання; в Національна політика зберігання документів місцевих органів влади опублікованих Агентство управління місцевого самоврядування.
Політика ведення записів Документ процедур центру записівНаціональна політика збереження
Національна політика зберігання документів місцевих органів влади – це розклад документів, який використовується міською радою Вотерфорда та округу спільно з іншими місцевими органами влади в Ірландії.
Це розклад записів, у якому вказується, скільки триває кожен етап життєвого циклу, і вказується, чи потрібно надсилати записи до архіву чи утилізувати. Він був складений групою спеціалістів із питань свободи інформації та архівістів місцевих органів влади після консультацій із співробітниками місцевих органів влади та опублікований Радою з питань управління службами місцевого самоврядування (нині LGMA) у 2002.
Національна політика зберігання документів місцевих органів влади
Збереження
Архіви є документальною спадщиною Вотерфорда та містять докази історії та розвитку міста та округу. Міський і окружний архів захищає архівні колекції, якими він опікується, контролюючи їх місця зберігання, щоб забезпечити належну температуру та рівні відносної вологості, наскільки це можливо.
Проте архіви — це старіші записи, які раніше зберігалися в не ідеальних умовах і зазнали пошкоджень внаслідок поганого зберігання та поводження.
Архіви були пошкоджені водою, вогнем, вогкістю, брудом, зараженням комахами та пліснявою, тому потребують консерваційної обробки та ремонту, щоб гарантувати доступ людей без подальших пошкоджень.
