El Archivo de la Ciudad y el Condado brinda servicios de administración de registros al Consejo de la Ciudad y el Condado de Waterford para administrar sus registros a fin de garantizar que el trabajo del Consejo esté documentado y disponible para el personal y el público. Puede solicitar acceso a los registros a través del enlace de Libertad de Información Libertad de información: Ayuntamiento de Waterford.
Gestión de Registros
Ciclo vital
La gestión de registros es un ciclo de vida de tres etapas:
- Actual: Los registros se almacenan dentro de las oficinas y con frecuencia son requeridos por el personal para llevar a cabo las funciones de su sección.
- No corriente: Los registros se vuelven obsoletos cuando se necesitan sólo para referencia ocasional o para cumplir con obligaciones legales o financieras. Cuando los registros no están actualizados, se sacan de las oficinas y se almacenan en un Centro de Registros.
- Archivar/Desechar: Los registros que ya no son requeridos por la autoridad local son destruidos o transferidos al Archivo.
Política de gestión de registros
El Consejo de la ciudad y el condado de Waterford adopta una política coherente, organizada y transparente respecto de los registros que crea y recibe. Nuestro objetivo es lograr mayores niveles de eficiencia y el máximo nivel de acceso a información completa y precisa a petición del público.
Estamos comprometidos a garantizar la supervivencia de los registros como evidencia de las acciones y transacciones del Consejo en un formato que sea legalmente aceptable como tal.
En todo el Consejo del Condado de Waterford está en funcionamiento un sistema de gestión de registros que gestiona los registros durante todo su ciclo de vida de acuerdo con una política de retención acordada; el Política Nacional de Retención de Registros de Autoridades Locales publicado por Agencia de gestión del gobierno local.
Política de gestión de registros Documento de Procedimientos del Centro de RegistrosPolítica Nacional de Retención
La Política Nacional de Retención de Registros de Autoridades Locales es el Programa de Registros utilizado por la ciudad y el condado de Waterford en común con otras autoridades locales de Irlanda.
Es un Cronograma de Registros, que establece cuánto dura cada etapa del ciclo de vida y establece si los registros deben enviarse o no al Archivo o eliminarse. Fue elaborado por un grupo de funcionarios de libertad de información y archiveros de las autoridades locales en consulta con el personal de las autoridades locales y publicado por la Junta de Servicios de Gestión del Gobierno Local (ahora la Junta de Servicios de Gestión del Gobierno Local). LGMA) En 2002.
Política Nacional de Retención de Registros de Autoridades Locales
Conservación
Los archivos son el patrimonio documental de Waterford y brindan evidencia de la historia y el desarrollo de la ciudad y el condado. El Archivo de la Ciudad y el Condado protege las colecciones de archivos bajo su cuidado monitoreando sus áreas de almacenamiento para garantizar que se mantengan los niveles adecuados de temperatura y humedad relativa, en la medida de lo posible.
Sin embargo, los archivos son documentos antiguos que se han almacenado en condiciones no ideales en el pasado y han sufrido daños como resultado de un almacenamiento y manipulación deficientes.
Los archivos han sido dañados por el agua, el fuego, la humedad, la suciedad, los insectos y el moho y requieren tratamiento de conservación y reparación para garantizar que las personas puedan acceder a ellos sin mayores daños.
